Cette loi, datant de 1979, est la première à définir clairement les archives, et surtout à rassembler dans un même texte des archives publiques et les archives privées.

Tout d’abord, la définition des archives selon le Code du patrimoine, livre II, article L211-1, est la suivante :

                 « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produit ou reçu de toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »

Ainsi, nous pouvons distinguer deux types d’archives :

• Les archives publiques sont (selon le code du patrimoine, livre II, article L211-4)

o les documents qui découlent de l’activité de l’Etat, telles les 

collectivités locales, les établissements et les entreprises publics.

o les documents qui découlent de l’activité des organismes de droit privé chargé de la gestion des services publics ou d’une mission de services publics telle la Sécurité Sociale

o les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels

• Les archives privées sont (selon le code du patrimoine, livre II, article L211-5) l’ensemble des documents qui ne sont pas des archives publiques comme des archives personnelles et familiales, des archives d’entreprise, des archives religieuses, c’est-à-dire des archives qui n’entrent pas dans la définition précédente.

Archives courantes et intermédiaires définitives

En fonction de l’utilisation des archives, on répertorie trois catégories d’archives :

Les archives courantes rassemblent les documents qui se montrent indispensables à l’activité des entreprises ou services qui les ont produits. Ce sont alors les services qui conservent eux-mêmes ces données.

Les archives intermédiaires ne servent plus couramment aux services, cependant elles doivent être conservées temporairement afin de répondre à des besoins administratifs ou légaux.

Les archives définitives sont  quant à elles conservées sans limitation de durée dit à vie, généralement pour des raisons patrimoniales ou historiques.

Enfin, une fois ce temps écoulé, les archives sont soit détruites, soit considérées avec une valeur historique essentielle si bien qu’elles sont conservées définitivement.

Marché de l'archivage en France

Dans les années 60 est né le marché de l’archivage professionnel, qui s’est élargi 20 ans plus tard dans les administrations.

Aujourd’hui en France, c’est un marché estimé à 280 millions d’euros que se partagent une trentaine de sociétés. Actuellement, ce secteur est en croissance annuelle de 8 à 9%.

Cette croissance s’explique notamment par le fait qu’un jour ou l’autre, toutes les entreprises, administrations, associations ou encore professions libérales seront confrontées à la problématique de l’archivage des documents. En tant que professionnels de l’archivage nous vous proposons de vous libérer de cette tâche, et ainsi de vous refocaliser sur votre activité.

Par ailleurs, les archives vous font perdre de l’espace dans vos locaux, et vous encombre. Vous perdez alors du temps à essayer de tout ranger et retrouver, et c’est pourquoi nous vous proposons une solution d’externalisation de vos archives.

De plus, une autre solution qui s’offre à vous, et qui est en pleine extension, est la possibilité de numériser vos archives et vos documents administratifs. C’est une façon plus onéreuse de trier vos archives, néanmoins elle se montre plus efficace et rapide dès lors que vous recherchez un document professionnel.

Durées légales de conservation des documents archivés.

La durée de conservation des archives varie selon le type de document dont il s’agit.

La durée légale de conservation des archives de:

• Documents sociaux, pendant toute la durée de vie de la société et même illimitée
• Documents comptables s’élève à 10 ans
• Documents commerciaux varie de 2 à 30 ans
• Documents du personnel varie de 1 à durée illimitée
• Documents numériques s’élève à 3 ans

Pour plus de détails sur la conservation légale des archives, cliquez ici