Consultations et recherches des archives

Comme le stockage d'archives se fait à travers un positionnement physique aléatoire des conteneurs en nos locaux, et une codification des adresses de conservation pour garantir une parfaite sécurité, la gestion de vos archives comprend la mise à disposition des documents archivés.
 

Une fois les archives consultées nous les réintégrons. Nous pouvons également intégrer de nouvelles pièces (documents ou dossiers d'archivage).

La procédure de gestion d’archives se fait de la manière suivante

• Etablissement d’une liste des personnes autorisées à consulter les archives.
• Le client envoie sa demande de recherche par e-mail ou par fax.
• Dès réception de la demande, et après vérification de la liste des habilitations, les équipes dédiées d’ARCHIMEST identifient les archives dans l’inventaire du client. Nous restituons les documents archivés par le moyen de communication le plus adapté selon l'importance et le degré d'urgence :

• L'extraction et la transmission de documents ciblés : Si vous souhaitez un seul, ou plusieurs documents dans un ensemble de papiers administratifs, nous pouvons extraire ces uniques pièces : la recherche, l’extraction, et la transmission des documents archivés s’effectue le jour même de votre demande par mail après numérisation ou par fax dans un délai de 4 heures. Chacun maîtrise la complexité de vos recherches de documents et affine par contact personnalisé avec le demandeur afin de cibler et transmettre l’information souhaitée. Cette procédure permet d’éviter d’expédier des conteneurs complets, d’envahir les bureaux des demandeurs de cartons pleins et de limiter les risques transport.
• La livraison physique de conteneurs complets ou d’unités d’archivage (boîtes d’archives, classeurs, dossiers…) par transport : la recherche, et la transmission s’effectue dans un délai de 24 heures à 48 heures.
• La réponse aux demandes de documents par consultation: Il vous est possible de consulter vos archives stockées dans nos locaux.

• Un suivi grâce à la tenue d'un historique des consultations d'archives : pour un meilleur suivi et contrôle, nous tenons à jour un journal de consultations vous permettant d’avoir une traçabilité des archives consultées. Les demandes de documents sont sauvegardées avec la date, le nom du demandeur autorisé, l’objet de la demande, et le résultat de la recherche.

Bien entendu, tout le personnel ARCHIMEST est engagé dans notre procédure de confidentialité par son contrat de travail qui contient une clause essentielle sur le secret professionnel.