La prise en charge des archives profesionnelles consiste à intégrer les archives confiées du site client vers notre site d’exploitation.

Elle se décompose en plusieurs étapes qui se déroulent dans vos locaux : l’inventaire et le conditionnement, l’enlèvement, le transport, et l’intégration dans nos entrepôts de stockage.

Nous nous chargeons de l’ensemble des étapes du processus de stockage et archivage :

• Elaboration d'un plan d'archivage
• Classer, trier, inventorier, et mettre dans des conteneurs vos archives papiers
• Prise en charge de vos archives – Manutention et transport de votre site au site d’archivage.
• Mise en place du plan de stockage.

Cette étape est primordiale, car elle conditionne la bonne réussite des prestations de consultations et rapatriement des archives externalisées en cas de besoin.

Elle peut être précédée en amont d’une phase d’expertise et de conseil en archivage.

Il existe deux types de missions de conseil en archivage de documents :

- La prestation de conseil liée à l’externalisation
- La mission de conseil en organisation pour la conservation des archives en interne.

Nos solutions de conseil en archivage se déroulent en plusieurs étapes :

1- Audit : Étude des systèmes d’archivage et préconisation de solutions

Notre équipe de spécialistes se déplace sur votre site afin d’analyser l’existant et vos besoins. En effet, chaque entreprise a ses propres spécificités pour son archivage. Cela dépend de son activité et des types de documents à conserver.

Les durées légales de conservation ne sont pas toutes les mêmes. Nous pouvons distinguer et évaluer les archives immédiatement éliminables, et celles à conserver sans tri préalable. Consultez nos informations utiles.

À la suite de cette étude, nous réaliserons ainsi un plan d’archivage ou de classement d’archives selon vos spécificités.

2- Plan d’archivage ou de classement de vos documents professionnels

Le plan d’archivage va permettre de lister les types ou familles de documents à archiver, ainsi que leur durée de conservation légales et leur fréquence de consultation. En fonction nous réalisons votre plan de classement qui stipulera également le type de conditionnement. Cette étape est essentielle à un bon archivage. Elle facilite le classement des archives mais aussi leur bonne gestion (consultation, tri, conservation…).

3- Organisation de salles d’archives pour le stockage interne Implantation, référencement, positionnement

La réorganisation en interne passe par la remise à niveau du fonds d’archives : le tri qui permet d’éliminer les doublons ou les documents inutiles, le classement par service et par année, le reconditionnement des unités d’archivage, l’inventaire des archives à conserver, et les éliminations des documents ayant dépassés la durée légale de conservation.

Cette opération s’accompagne de la réalisation et de la mise en œuvre d’outils organisationnels : plan de classement, tableaux de gestion, guide des procédures.

Inventaire et conditionnement

Archimest vous propose une offre adaptée à vos besoins et complète : Offre globale

• La fourniture de conteneurs de stockage anonymes normalisés, y compris les étiquettes adhésives.
• Le tri et la classification des documents : classement des archives par société, par service, par année, par rubrique (social, juridique, clients, fournisseurs, banques...) et par unité d’archivage.
• Suivant le plan de classement, nous réalisons un inventaire d’archives professionnelles détaillé par unité d’archivage.
• Ces unités d’archivage sont conditionnées dans des conteneurs anonymes aux couleurs d'ARCHIMEST et sont codifiés.
• Nous procédons à l’enregistrement informatique des inventaires physiques.
• Transmission de l'inventaire des archives au client sous forme électronique ou papier.

Nous pouvons vous aider et vous conseiller pour une gestion en interne de vos archives. Consultez notre rubrique Conseils en archivage.

Consultez « nos informations utiles » pour connaître toutes les durées légales de conservation.

Enlèvement et transport

L'externalisation d'archives nécessite la manutention et le transport des archives conditionnées en conteneurs vers nos sites de conservation.

L’intégration dans nos entrepôts

À l’arrivée des archives, ARCHIMEST procède à plusieurs étapes pour intégrer les conteneurs dans nos entrepôts :

• Le contrôle d’entrée ou de cohérence de l’archivage avant le stockage.
• L’enregistrement par codes-barres.
• La saisie informatique et affectation codées des adresses de stockage et d’archivage de chaque document inventorié pour une meilleure sécurité.
• Le stockage d’archives avec positionnement physique aléatoire des conteneurs en nos locaux et codification des adresses de conservation.

Ce mode de stockage est un gage d’anonymat et de confidentialité.