A

Archives

L'ensemble des documents classés et conservés, quels que soit son support (papier, fichier informatique, ...), sa forme (officiel nou non) et sa date peuvent être des documents d'archives. Ces archives doivent être produites ou réceptionnées par une personne morale ou physique au sein de son activité. Les archives professionnelles sont des moyens d'information, de preuve et de résultat.

Archivage

L'archivage doit répondre aux obligations de conservation et de protection des données définies par notre environnement réglementaire. L'archivage professionnel relève de la responsabilité de toute personne morale et doit répondre aux exigences d'authenticité, d'intégrité et de fabilité des documents dans le temps.

Archivage externe

Archiver ses documents professionnels c'est récolter, classer, stocker et conserver les données et documents utiles au bon développement de l'entreprise  à 'l'extérieur" de son organisation. Les informations qui pourraient être exploitées en tant que preuves juridiques, les factures et autres documents adminsitratifs peuvent être archivés à l'extérieur.

Archivage physique

L'action d'archiver et donc de conserver et stocker vos archives professionnelles papiers dans des espaces de consveration sécurisés.

Archivage entreprise Paris

Archimest est le spécialiste de l'archivage professionnel. L'action d'archiver fait référence bien souvent à la gestion d'archives. Or l'archivage s'articule en vérité autour de deux concepts :

- l'archivistique (mode de collecte, analyse et description des données, classement pour une conservation matérielle des archives professionnelles).

- la diplomatique : permettant de vérifier l'authenticité, l'intégrité et la fiabilité des documents.

Archives courantes

L'ensemble des documents professionnels considérés comme une utilisation habituelle et fréquente pour l'activité des entreprises qui les ont produites ou reçues. Ces documents archivés doivent être conservés et stockés à des fins de traitement des affaires.

B

Bonne conservation des documents

L'archivage suppose le respect des règles d'archivage. Celles-ci sont dénoncées dans un référentiel de conservation organisé autour d'un plan de classement. Ce référentiel de conservation identifie les durées de conservation et le sort final des documents archivés.

C

Conservation des archives

Les règles liées à l'archivage doivent être gérées par un système d'archivage. La conservation des factures, documents administratifs et tout autre documents professionnels doit se faire au travers d'une plate-forme de conservation. Ces plates-formes répondent aux conditions de traçabilité et de sécurité des données.

Conservation des documents professionnels

Fait référence au laps de temps durant lequel un document professionnel doit être conservé de part son caractère engageant. L'environnement réglementaire définit ses durées de conservation afin de prévenir des "risques de non-disponibilité des documents et/ou répondre aux besoins de mémoire de l'entreprise". Cette durée se compte en nombre d'années. L'obligation de conserver un document commence au moment même où celui-ci devient engageant. La date d'arrêt quand à elle se calcule en additionnant la durée de conservation à l'année de l'évènement déclencheur de cette durée.

D

Dématérialisation des archives

Dématérialiser les archives professionnelles permet la simplification des documents adminsitratifs et commerciaux. Archimest s'engage au respect des dispositions de conservation légales des données archivées.

Destruction des archives

En suivant le référentiel de conservation, la destruction des archives professionnelles consiste à supprimer des informations et données de manière dite irréversible.

E

Externalisation archives

Lors du processus d'archivage, une organisation peut s'avérer en mesure de confier la gestion de ses archives à un prestataire externe spécialisé dans la conservation et la gestion des archives professionnelles.

G

Gérer sa documentation professionnelle

La gestion des documents professionnels ou aussi appelé la gestion documentaire consiste en l'organisation optimale de l'ensemble des documents, données et informations dont une entreprise dispose et dont celle-ci peut avoir besoin pour justifier son activité.

Gestion documentaire

La gestion documentaire est un terme apparu après la Seconde Guerre mondiale. Ce terme est basé sur la théorie "des trois âges des archives" : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.

N 

Numérisation des archives professionnelles

P

Prestataire archivage

Un prestataire est une personne physique ou morale qui propose un ou plusieurs services, liés à l'archivage, à une entreprise. Il permet à cette dernière d'externaliser l'activité d'archivage de documents afin de se concentrer sur son coeur de métier.

Prise en charge des archives

Archiver les documents professionnels est d'une importance fondamentale pour les entreprises. En effet, il est important de prendre en charge les archives de l'entreprise afin de ne pas perdre de données importantes.

Protection des documents professionnels

Vos documents professionnels sont importants et ont une grande importance pour votre entreprise, c'est pour cela qu'il faut absolument les protéger. Vous devez veiller à la protection des documents professionnels de votre entreprise et à leur sécurité.

Prise en charge des documents 

Archiver les documents professionnels est d'une importance fondamentale pour les entreprises. En effet, il est important de prendre en charge les documents professionnels de l'entreprise afin de ne pas perdre de données importantes.

R

Respect des obligations légales professionnelles

La conservation des documents professionnels est régit par la lois. En effet, une liste de documents commerciaux à conserver est édité par la Chambre de commerce et d'Industrie de Paris mais également les délais de conservation légaux des documents professionnels sont publiés par le Service Public. Il est donc impiortant de respecter cette conservation de documents professionnels et les délais.

RGPD

Le RGPD impact l’archivage physique : l’accès aux archives physiques doit être sécurisé et accessible uniquement aux personnes habilitées. Il impose également une destruction des documents obsolètes :

• Au bout de 3 années maximum concernant les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation
• Au bout de 5 années pour les données relatives à la gestion de la paie et au contrôle des horaires des salariés

D’autre part, vous devez être en capacité de fournir l’ensemble des informations dont vous disposez d’un client sous un délai d’un mois ; vos archives ont donc tout intérêt à être bien rangées !

S

Société d'archivage

Une société d'archivage est un prestataire qui permet à une entreprise d'externaliser l'activité d'archivage des documents professionnels. La société prend en charge les archives de l'entreprise ce qui permet à cette dernière de se concentrer sur ses activités principales.

Stockage des documents 

Les document profesionnels consituent le coeur d'une entreprise car isl regroupent toutes les traces de l'activité (achats, transformation, vente, livraison, clients, fournisseurs, commandes...). Il est donc primordial pour une entreprise de bien stocker ces documents. 

Stockage et conservation

L'ensemble des documentations émises et réceptionnées par les organisations dans l'excercie de leur activité doivent être conservées pendant une durée minimale. Celle-ci varie en fonction de la nature des papiers et des obligations légales qui s'y rapportent.

T

Traitement des données professionnelles

Aujourd'hui particulièrement, mais depuis toujours, les données personnelles et profesionnelles occupent une place très importantes au sein des entreprises. La conservation et le traitement de ces données sont régits par la lois et ces dernières doivent être stockées en sécurité. Il est donc important de de procéder à un bon traitement des données professionnelles.