Le monde change, l’évolution technologique est de plus en plus rapide et transforme la vie des individus : leurs façons de rechercher, de s’informer, de communiquer, de consommer, et aussi de travailler.
Les entreprises l’ont bien compris. Les NTIC sont au cœur du développement des acteurs économiques. Aussi, elles doivent s’adapter pour répondre aux besoins de leurs clients et aux contraintes réglementaires. Dans leurs transformations numériques, elles idéalisent le zéro papier : plus d’archivage papier à effectuer. Elles règleraient ainsi leurs problèmes de place et de gestion d’archives. Nombreuses sont celles qui projettent de remplacer les archives physiques par les archives numériques sans savoir ce que cela coûte, et demandent aux sociétés d’archivage de numériser leurs fonds d’archives existants et d’effectuer la destruction des documents physiques. L’objectif étant de conserver uniquement le document PDF.
Dans ce cas de figure, ARCHIMEST recentre le débat et met en avant les éléments suivants :
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Il y a souvent confusion entre la numérisation d’un document original sous sa forme papier, et la création d’un document au format numérique dès l’origine. Dans le premier cas, le document original restera toujours le document papier, et c’est lui qui fera foi devant les juges en cas de contentieux. En effet, un PDF est facilement falsifiable. Il est donc impératif de conserver les archives papiers pendant toute la durée légale. Dans le second cas, le système informatique intègre un logiciel qui permet de concevoir le document électroniquement. C’est ce document numérique signé électroniquement par les parties qui est l’original, et qui fera foi en cas de contestation ou de contentieux. Dans ce cas de figure, il n’est pas nécessaire d’imprimer et de conserver l’exemplaire papier.
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Les coûts importants qu’implique la numérisation d’un fonds d’archives existants sans avoir de retour sur investissement. En effet, compte tenu des données ci-dessus, quel est l’intérêt d’effectuer une numérisation de masse sachant qu’il faudra conserver les archives originales ? De plus, il ne sert à rien de numériser les documents administratifs et comptables qui ne seront jamais consultés, ou de manière exceptionnelle. La numérisation des documents doit être motivée par d’autres critères, comme par exemple avoir un accès immédiat à l’information pour répondre à un client. Dans ce cas de figure, elle se justifie pour certains documents ou certains métiers : exemple des contrats clients pour les loueurs de véhicules.
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Si l’entreprise souhaite mettre en place une solution numérique, il est plus judicieux de faire abstraction du passif, et de commencer à l’instant présent pour les documents à venir.
Dans la transformation numérique, les progrès à venir sont encore nombreux. On sait bien que chaque progrès technologique apporte son lot de bienfaits et de nuisances, internet n’échappe pas à la règle. L’homme qui l’utilise reste lui-même, comme dans tous les domaines, il est l’artisan du meilleur comme du pire. Pour le moment, les entreprises ont bien des raisons de se protéger en conservant leurs archives papiers.
