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La question de l’archivage des documents lors d’un déménagement d’entreprise

12/07/2019

 
Pendant leur existence, les entreprises sont parfois amenées à déménager plusieurs fois. Les raisons sont multiples, mais deux tendances sont majoritaires :
  • Elles réduisent les coûts de l’immobilier, donc la superficie des locaux. Dans ce cas de figure, il n’est pas prévu de caves ou de locaux de stockage pour les archives, alors qu’elles peuvent représenter un volume considérable dans les locaux existants. Dans 80% des cas, l’entreprise ne l’a pas anticipé, et découvre cette situation peu de temps avant le déménagement. En effet, les archives ont toujours été considérées (à tort) comme la cinquième roue du carrosse.
  • Les sociétés qui sont en pleine croissance, effectuent souvent des travaux d’agrandissement ou déménagent pour accueillir de nouveaux collaborateurs. Elles préfèrent utiliser les locaux pour en faire des bureaux, plutôt que de les mobiliser pour y stocker des documents.
Dans tous les cas, les dirigeants doivent trouver des solutions rapides et pérennes pour garantir la bonne conservation des archives. Ils se tournent naturellement vers l’archivage externe et les entreprises d’archivage de documents qui répondent parfaitement à leurs besoins. En effet, dans ce cas de figure, ARCHIMEST va rationaliser le fonds d’archives existant du client et assurer la conservation – gestion des archives.
 
Pour arriver à assurer ce service et garantir au client un abonnement annuel tout inclus, ARCHIMEST va procéder de la manière suivante :
  • Trier les archives à conserver et à détruire. Sauf stipulation contraire du client, et en fonction de la durée légale de conservation des documents, ARCHIMEST va séparer les archives obsolètes des archives à conserver. L’objectif est d’alléger la volumétrie des documents à conserver pour ne garder que les seuls documents utiles dans le cadre de la loi, et d’éviter de payer inutilement pour des archives périmées. 
  • Après accord du client, ARCHIMEST procédera à la destruction sécurisée de ces archives obsolètes avec délivrance d’un certificat de destruction sur demande.
  • Pour les documents à archiver, ARCHIMEST va établir un inventaire détaillé par unité d’archivage, et conditionner les pièces à archiver en conteneurs de stockage anonymes.
  • Ces caisses archives seront enlevées et transportées dans les installations.
  • À l’arrivée, les conteneurs seront codifiés et positionnés de manière aléatoire dans les entrepôts sécurisés, et spécialement adaptés à la conservation des archives suivant les normes en vigueur qui sont imposées.
  • ARCHIMEST assurera toute l’année le stockage des archives papier, mais également la gestion des archives.
  • À tout moment, le client peut demander le rapatriement de documents quelque soit les raisons : contrôle fiscal, contentieux, recherches d’informations …En cas de demande de consultation des documents archivés, ARCHIMEST transmettra au client les éléments demandés par différents moyens : par livraison via transporteur dans un délai de 24 heures à 48 heures pour des consultations de dossiers originaux, par transmission par e-mail après numérisation dans les 4 heures en cas de demande de pièces.
  • Le suivi de la durée de vie légale des archives, permet d’établir une fois par an une proposition de destruction des archives en fin de période.
  • Après validation du client, ARCHIMEST procédera en début d’année à la destruction physique des archives obsolètes.
 
Avec cette solution d’archivage externalisée, les sociétés possèdent un fonds d’archives exploitable, et en permanence à jour. De plus, cette gestion saine du fonds d’archives garanti la maîtrise du budget annuel ; tout pour plaire à un chef d’entreprise.

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