Pourquoi la sécurité des documents est essentielle

Les failles de sécurité, les pertes d’informations, et les problèmes liés à la gestion et aux  contentieux relatifs au non-respect des réglementations sont devenus si banals qu’ils semblent faire partie des activités « normales » de l’entreprise. Toutefois, ces contretemps peuvent aisément être évités.

Par souci de simplicité, les organisations optent souvent pour des solutions d’archivage de documents moins performantes, ignorent les réglementations en vigueur ou ne mettent pas en place les processus as­surant l’intégrité et la transparence des informations. Les entreprises qui adoptent des mesures de sécurité fiables sont moins susceptibles de s’exposer à de tels risques.

Les documents sont essentiels au bon déroulement des activités des entreprises. Il est donc crucial que les données qu’ils contiennent soient protégées, et un archivage professionnel s’impose.

Les sociétés doivent se poser les questions suivantes :

• Sommes-nous protégés contre les pertes accidentelles ou volontaires de données ?

• Sommes-nous en mesure de nous défendre contre les accusations de mauvaise gestion des données ?

• Sommes-nous à l’abri de toute amende conséquente ?

• Les utilisateurs ont-ils accès facilement au document requis ?

• Peuvent-ils stocker leurs archives en toute sécurité, sans que toute personne non autori­sée y ait accès ?

• Est-ce que l’entreprise dispose d’un processus de rétention pour les informations confidentielles ?

L’archivage externe dans une entreprise d’archivage de documents répond à l’affirmative à chacune de ces questions.

• Le contrat d’ARCHIMEST couvre les risques responsabilité civile ainsi que la reconstitution d’archives, et les conséquences pécuniaires de la non présentation d’archives inventoriées.

• Notre équipe d’archiviste dédiée réalise un inventaire précis de vos archives.

• Les archives inventoriées sont conservées pendant toute la durée de vie légale des pièces.

• Notre gestion d’archives permet une réponse très rapide aux demandes de consultations de documents.

• L’établissement d’une liste d’habilitation des personnes autorisées à consulter les archives permet de restreindre l’accès à l’information qui est conservée en toute confidentialité.