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Actualités et vidéos de la société d'archivage Archimest

Actualités et vidéos de Archimest

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De la prise en charge, à la conservation, en passant par la consultation jusqu'à la destruction de vos archives, Archmest société d'archivage s'occupe...

La question de l’archivage des documents lors d’un déménagement d’entreprise

12/07/2019

Pendant leur existence, les entreprises sont parfois amenées à déménager plusieurs fois. Les raisons sont multiples, mais deux tendances sont majoritaires : Elles réduisent les coûts de l’immobilier, donc la superficie des locaux. Dans ce cas de figure, il n’est pas prévu de caves ou de locaux de stockage pour les archives, alors qu’elles peuvent représenter un volume considérable dans les locaux existants. Dans 80% des cas, l’entreprise ne l’a pas anticipé, et découvre cette situation peu de temps avant le déménagement. En effet, les archives ont toujours été considérées (à tort) comme la cinquième roue du carrosse. Les sociétés qui sont en pleine croissance, effectuent souvent des travaux d’agrandissement ou déménagent pour accueillir de nouveaux collaborateurs. Elles préfèrent utiliser les locaux pour en faire des bureaux, plutôt que de les mobiliser pour y stocker des documents. Dans tous les cas, les dirigeants doivent trouver des solutions rapides et pérennes pour garantir la bonne conservation des archives. Ils se tournent naturellement vers l’archivage externe et les entreprises d’archivage de documents qui répondent parfaitement à leurs besoins. En effet, dans ce cas de figure, ARCHIMEST va rationaliser le fonds d’archives existant du client et assurer la conservation – gestion des archives. Pour arriver à assurer ce service et garantir au client un abonnement annuel tout inclus, ARCHIMEST va procéder de la manière suivante : Trier les archives à conserver et à détruire. Sauf stipulation contraire du client, et en fonction de la durée légale de conservation des documents, ARCHIMEST va séparer les archives obsolètes des archives à conserver. L’objectif est d’alléger la volumétrie des documents à conserver pour ne garder que les seuls documents utiles dans le cadre de la loi, et d’éviter de payer inutilement pour des archives périmées. Après accord du client, ARCHIMEST procédera à la destruction sécurisée de ces archives obsolètes avec délivrance d’un certificat de destruction sur demande. Pour les documents à archiver, ARCHIMEST va établir un inventaire détaillé par unité d’archivage, et conditionner les pièces à archiver en conteneurs de stockage anonymes. Ces caisses archives seront enlevées et transportées dans les installations. À l’arrivée, les conteneurs seront codifiés et positionnés de manière aléatoire dans les entrepôts sécurisés, et spécialement adaptés à la conservation des archives suivant les normes en vigueur qui sont imposées. ARCHIMEST assurera toute l’année le stockage des archives papier, mais également la gestion des archives. À tout moment, le client peut demander le rapatriement de documents quelque soit les raisons : contrôle fiscal, contentieux, recherches d’informations …En cas de demande de consultation des documents archivés, ARCHIMEST transmettra au client les éléments demandés par différents moyens : par livraison via transporteur dans un délai de 24 heures à 48 heures pour des consultations de dossiers originaux, par transmission par e-mail après numérisation dans les 4 heures en cas de demande de pièces. Le suivi de la durée de vie légale des archives, permet d’établir une fois par an une proposition de destruction des archives en fin de période. Après validation du client, ARCHIMEST procédera en début d’année à la destruction physique des archives obsolètes. Avec cette solution d’archivage externalisée, les sociétés possèdent un fonds d’archives exploitable, et en permanence à jour. De plus, cette gestion saine du fonds d’archives garanti la maîtrise du budget annuel ; tout pour plaire à un chef d’entreprise.

Protection des données personnelles

19/03/2018

Le nouveau Règlement Général Européen sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) est paru au Journal Officiel de l’Union européenne et entrera en application le 25 mai 2018 : règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Le RGPD poursuit plusieurs objectifs et notamment celui de renforcer le droit des personnes, qui pourront plus facilement maîtriser leurs données personnelles, et celui de responsabiliser les acteurs traitant ses données. L’idée défendue par le RGPD n’est pas nouvelle. En effet, l’Union européenne avait déjà érigé cet objectif de protection de données personnelles à travers des textes de portée plus générale comme la directive européenne n°95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Mais cette fois, l’Union européenne se dote d’un texte qui va servir de référence pour tous les pays membres. En effet, le choix de doter l’Union européenne d’un règlement et non plus d’une directive en ce domaine, est important. Alors que la directive lie tout État membre destinataire quant au résultat à atteindre, tout en laissant aux instances nationales le choix quant à la forme et aux moyens, le règlement a une portée générale. Il est obligatoire et directement applicable dans tout État membre. Par conséquent, tous les États membres devront respecter les mêmes procédures et accorder les mêmes droits à leurs ressortissants. Tout l’enjeu pour les entreprises est de définir concrètement quelles sont leurs obligations afin de pouvoir se mettre en conformité dans les délais. Les entreprises ne respectant pas la RGPD seront, en 2018, passibles d’une sanction financière allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise ou 20 millions d’euros. ARCHIMEST, société d’archivage externalisé accentue sa démarche de mise en conformité au règlement Européen sur la protection des données personnelles.